Artikel

Performance Management System adalah strategi penting dalam kegiatan Human Resources Management; yang memampukan atasan dan anak buah membuat skala prioritas yang selaras dengan ‘vision’, ‘mission’, ‘values’ dan goal yang hendak dicapai oleh perusahaan. Sehingga performance dan kontribusi karyawan baik individual, team maupun organisasi dapat dioptimalkan mulai dari puncak pimpinan (executive level), fungsional sampai dengan level frontliner.

Performance Management yang baik memungkinkan setiap karyawan mengetahui dimana posisi mereka sekarang berada, apa yang harus mereka fokuskan untuk meningkatkan performance  serta sikap mereka, agar mereka mengembangkan diri selaras dengan perkembangan perusahaan secara jernih dan fair.

Tanpa performance management, sebuah organisasi akan berjalan berdasarkan review meeting rutin dan penilaian atas dasar suka – tidak suka daripada berdasarkan realitas performance yang ada. Proses Performance Management yang tepat akan mengefektifkan dan improving performance, bukan saja individu, team, namun pada akhirnya bisnis organisasi secara keseluruhan.

Mengapa perlu competencies based Performance Management?

Penilaian kinerja perlu disertai tolok ukur yang jelas dan obyektif.

Soft Competencies dictionary diperlukan dalam hal pengukuran menyangkut sikap dan tingkah laku; sementara KPI umumnya digunakan untuk pengukuran skill dan knowledge pada job performance, atau yang biasanya diistilahkan dengan Hard Competencies.  Bilamana Hard Competency  menggunakan KPI yang mengacu pada goal perusahaan, Soft competency mengunakan acuan yang selaras dengan  Visi, Misi dan Values serta profil perusahaan.

Peranan Human resources Management Consultant

Peran Human Resources Management Consultant diperlukan dalam hal ini sebagai fasilitator dan pihak netral yang membantu project team dalam menemukan, merumuskan competencies yang akan dijadikan acuan. Khususnya dalam mengkoordinir kepentingan yang berbeda-beda dari setiap dividi/department yang ada. Tetapi terutama sebagai fasilitator untuk merumuskan competency yang selaras dengan vision. Mission, values dan goal yang hendak dicapai perusahaan. Pendekatan yang sistematis yang digunakan seorang HR Consultant akan membantu efisiensi waktu dan efektivitas penerapan Performance Management System yang dirancang.

Bila rumusan Performance Management sudah didapatkan, maka program  tersebut harus dikomunikasikan kepada  seluruh karyawan. Hasil monitoring harus dikomunikasikan secara obyektif, disertai coaching & counseling agar ybs. mampu melakukan ‘performance  improvement’ . Review dan feedback dalam performance management membantu para atasan melihat lebih jernih sejauh mana pencapaian goal, productivity dan hal-hal apa yang secara spesifik perlu ditangani segera untuk meningkatkan performance individual maupun team. Sesi feedback juga menjadi kesempatan yang baik untuk memotivasi bawahan serta mendorong ybs. untuk mengembangkan diri lebih baik lagi.

Sementara itu Performance & Competency Gap yang terlihat dalam hasil evaluasi Performance Appraisal merupakan informasi penting untuk perencanaan kebutuhan training & development, kegiatan coaching,  ybs.

HR Management Consultant juga dapat berperan sebagai mitra dalam memilih metoda dan format Performance Management yang tepat, praktis namun obyektif. Beberapa perusahaan maju, sudah menggunakan metoda’ 360 degree Performance Management ‘, dimana penilaian performance bukan saja dilakukan oleh atasan kepada bawahan, melainkan bawahan sendiri dapat melakukan ‘self assessment’ dan dinilai pula oleh ‘peer’/ yaitu rekan kerja selevel mereka, yang memiliki keterkaitan kerja dengan ybs. Yang tentunya perlu dirancang dengan hati-hati untuk menghindari hasil yang kurang obyektif.

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dan penerapan Performance Management  System:

• SELARAS DENGAN SASARAN, VISI, MISI DAN CORPORATE CULTURE

Fokus pada goal organisasi dan bisnis, ada kaitan yang selaras antara hasil kerja individual dengan goal di seluruh level organisasi. Hindari sekedar meng‘copy paste’ Performance Management System yang digunakan oleh perusahaan lain, karena seharusnya setiap perusahaan memiliki visi, misi dan budaya kerja sendiri yang unik.

Performance Management System seharusnya menjadi tools untuk menterjemahkan vision, mission, values yang dianut perusahaan sebagai acuan bagi tingkah laku yang harus dimiliki oleh setiap level jabatan.

• TUJUAN YANG POSITIF

Tujuan pengadaan Performance Management adalah untuk mendukung kesuksesan kedua belah pihak : perusahaan dan karyawan dan berkaitan erat dengan business plan dari perusahaan. Contoh : Bukan bertujuan untuk menekan bawahan, ataupun dalam rangka efisiensi ‘incentive cost’ tetapi untuk memotivasi dan mendorong peningkatan diri.

• OBJEKTIF (‘FAIR’) UNTUK SETIAP LEVEL JABATAN DAN DEPARTMENT

Tolok ukur dan bobot penilaian yang dilakukan untuk setiap jabatan haruslah jelas dan fair bila dibandingkan dengan jabatan selevel di department lain. Demikian pula tuntutan yang harus dipenuhi antara level atasan dengan bawahannya harus jelas perbedaannya .

• TRANSPARANSI DAN KOMUNIKASI DUA ARAH

Perlihatkan hasil performance appraisal beserta tolok ukurnya dengan jernih berkaitan dengan tujuan, tanggung jawab utama, goal yang hendak dicapai. Karyawan harus dapat mengetahui setiap saat posisi performancenya berada saat ini dan apa yang dapat ia perbaiki.

Komunikasi yang digunakan haruslah bersifat dua arah.

• COACHING, FEEDBACK DAN COUNSELING

-       Jadikan coaching, feedback dan counseling sebagai bagian yang tak terpisahkan dalam proses penyampaian hasil performance appraisal

-       Jelaskan point yang perlu diimprove oleh karyawan dan bagaimana cara mereka melakukan improvement tersebut.

-       Sertakan point bagaimana improvement yang mereka lakukan berkaitan dengan perkembangan karir ataupun peranan mereka terhadap pencapaian goal perusahaan

• SELARAS DENGAN SISTEM REWARD & PUNISHMENT

Bila berkaitan dengan reward dan punishment,  komunikasikan dengan jelas sistem yang diberlakukan .  Gunakan sistem reward dan punishment  yang  fleksibel untuk mendukung motivasi berprestasi dari karyawan dikaitkan dengan naik turunnya performance. Contoh : hindari  menerapkan sistem reward yang melekat dan menjadi pendapatan tetap tanpa bisa diralat  di kemudian hari bila ybs. menunjukkan penurunan performance.

• HASIL YANG SIGNIFIKAN

Hasil Performance Management haruslah berdampak positif bagi peningkatan performance  dan profesionalisme karyawan dari waktu ke waktu

• DOKUMENTASI

Ada pencatatan dan penyimpanan data hasil Performance Management dari waktu ke waktu, untuk keperluan HR Planning di masa depan, antara lain berkaitan dengan career & development, compensation & benefit, succession planning.

Untuk itu, team kami dapat membantu merancang dan mengembangkan Competency Based Performance Management maupun KPI yang efektif dan sesuai dengan perusahaan anda.